EMPRESA

Des de 1992 iP Congresos ha organizado más de 200 actos de alcances internacional, estatal o nacional con asistencias de entre 100 y 1.100 personas. El nuestro es un equipo profesional consolidado que aporta agilidad, experiencia, seguridad y fiabilidad en la sociedad organizadora del congreso.

 

CONGRESOS

Nuestros servicios son plenos:

 

Secretaría técnica

Difusión: página web, mailing postal, newsletter, redes sociales, links a webs afines, medios de comunicación ...
Gestión de patrocinios: institucionales, comerciales.
Redacción de dossier, envíos, seguimiento y contratación.
Gestión de inscripciones on line: recepción, confirmación y base de datos.
Gestión de alojamiento: información, recepción, confirmaciones con localizador.
Post congreso: agradecimientos, publicación on-line de abstracts y ponencias.

 

Secretaría científica

Gestión de abstracts, comunicaciones y ponencias.
Evaluaciones de comité científico.
Confirmaciones on-line a participantes.
Atención a ponentes: información, viajes, alojamiento ...

 

Secretaría del congreso

Alquiler de salas, espacios e infraestructuras.
Audiovisuales y atención técnica a ponentes.
Catering s, actos lúdicos y programas acompañantes.
Exposición comercial.
Cartelería y señaléctica.
Acreditaciones de asistentes, ponentes, personal comercial, prensa ....
Control de acceso y presencia.
Certificados de asistencia, comunicaciones y ponencias.

 

SECRETARÍA DE SOCIEDADES

Opciones a medida según las necesidades de cada Sociedad:

 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 

Administración
Redacción y envío de correspondencia
Registro de entradas y salidas
Circulares internas
Archivo de documentación Memoria anual
Comunicación Socios-Junta

 

Patrocinadores
Gestión de colaboradores y patrocinadores de la sociedad
Propuestas de contraprestaciones
Facturación de patrocinios
Gestión de subvenciones

 

Junta Directiva
Presupuesto anual
Inter comunicación entre los miembros
Libro de actas
Convocatoria de reuniones

 

Socios
Fichero de datos personales
Formularios y acciones captación de socios
Altas Bajas
Cobro de cuotas
Emisión recibidos
Gestión de devoluciones
Atención personalizada vía online, telefónica y postal
Difusión de actividades

 

GESTIÓN CONTABLE

 

Gestión integral fiscal y mercantil
Contabilidad según el Plan General Contable
Confección de balances
Cuenta de pérdidas y ganancias
Declaraciones trimestrales
Impuestos a Asociaciones
Presentación de cuentas en el Registro Mercantil
Memoria de actividad
Legitimación de firmas ante notario
Libros oficiales
Tasas

 

COMUNICACIÓN

 

Web oficial
Administración
Actualización continua
Incorporación de nuevos servicios: alta de socios, noticias, enlaces, blogs, intranet, foro, redes sociales, etc., Según los intereses y necesidades de la Sociedad.

 

Medios
Prensa, radio y televisión: redacción de dossieres, material gráfico y visual.

 

Enlaces a terceros
Difusión a través de webs de otras sociedades

 
ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO ANUAL

Realización de un presupuesto previo de viabilidad del congreso.

 

Coordinación general
Planteamiento, coordinación y control de todas las acciones y servicios necesarios para el desarrollo del congreso, antes, durante y después del mismo.

 

Relaciones con las Instituciones
Cartas de presentación, concertación de visitas.
Redacción de dossiers de documentación.
Asesoramiento sobre subvenciones.
Justificantes y facturas, seguimiento y cobro de las colaboraciones.
Protocolo de los actos.
Envío de programas, cartas de agradecimiento.

 

Alojamiento y viajes
Negociación con hoteles y reservas de "cuotas" para las fechas del congreso, tramitación de reservas, confirmación vía teléfono o fax, entrega de bonos.
Preparación de los viajes de los ponentes, billetaje, contactos telefónicos y envío de documentación.

 

Información
Servicio de atención a congresistas y colaboradores vía correo, teléfono, fax y correo electrónico.
Consultas, envío de información, coordinación con el comité organizador.

 

Administración contable
Aportación del NIF de nuestra empresa para legalizar todos los movimientos económicos del congreso.
Apertura de una cuenta específica para este acto.
Control presupuestario con información total abierta al comité organizador.

 

Control de presupuesto
Programa de control de presupuesto durante toda la preparación y cierre virtual a 30 días del congreso para corregir desviaciones si las hubiere.

 

Archivo
De toda la documentación originada por el congreso.

 

Colaboradores
Dossier de ofertas de colaboración.
Seguimiento comercial de contratos y cobro de las ayudas.

 

Inscripciones
Recepción de las inscripciones de los congresistas.
Envío de confirmaciones y recibos.
Cobro de transferencias, talones, efectivo y tarjetas de crédito.

 

Comunicaciones
Recepción de comunicaciones.
Acuse de recibo.
Preparación de copias por el comité científico.
Comunicación de aceptaciones y horarios de exposición.

 

Catering
Asesoramiento de proveedores para coffees, almuerzo y cena.
Obtención de presupuestos diversos y, previa elección por parte del comité organizador, contratación de las empresas y control de los montajes.

 

Transporte
Presentación de presupuestos.
Contratación de autocares y otros medios.
Control de horarios y aportación de personal de la organización en los desplazamientos.

 

Material gráfico
Planteamiento, presupuestos, maquetas, originales e impresión de todo el material gráfico,
Rotulación y señalización necesarios para la organización y desarrollo del congreso.

 

Mailings
Control de listados y composición de etiquetas.
Envíos.

 

Empresas suministradoras
Búsqueda de empresas para los suministros necesarios del congreso.
Consecución de presupuestos.
Contratación y control.

 

Documentaciones
Solicitudes y captación de material turístico.
Recepción de todo el material a entregar a las maletas de documentación.
Montaje de las maletas.

 

Durante la celebración del congreso
Montaje de una secretaría permanente para la entrega de documentación, información continuada, atención de las necesidades de los congresistas y control y dirección de todos los actos (tanto de las instalaciones como del personal que interviene).
Azafatas, técnicos y proveedores.
Montaje de una secretaría de audiovisuales para pruebas previas del material de los ponentes y preparación de cada sesión con sus hojas de trabajo correspondientes.

 
ORGANIZACIÓN DE CURSOS Y REUNIONES

INSCRIPCIONES ON LINE
SERVICIO DE INFORMACIÓN PERMANENTE
FACTURACIÓN
GESTIÓN DE COLABORADORES Y PATROCINADORES
GESTIÓN DE CRÉDITOS A LA FORMACIÓN
DIVULGACIÓN Y DIFUSIÓN: On-line y postal
ORGANIZACIÓN TÉCNICA: Infraestructuras, proveedores
SERVICIOS A ASISTENTES: Viajes, alojamiento
SERVICIOS A PONENTES: Viajes, alojamiento
RECEPCIÓN DE MATERIAL