EMPRESA

Des de 1992 iP Congressos ha organitzat més de 200 actes d’abasts internacional, estatal o nacional amb assistències d’entre 100 i 1.100 persones. El nostre és un equip professional consolidat que aporta agilitat, experiència, seguretat i fiabilitat a la societat organitzadora del congrés.

 

CONGRESSOS

Els serveis són plens:

Secretaria tècnica

Difusió: pàgina web, mailing postal, newsletter, xarxes socials, links a webs afins, mitjans de comunicació...
Gestió de patrocinis: institucionals, comercials.
Redacció de dossier, enviaments, seguiment i contractació.
Gestió d’inscripcions on line: recepció, confirmació i base de dades.
Gestió d’allotjament: informació, recepció, confirmacions amb localitzador.
Post congrés: agraïments, publicació on-line d´abstracts i ponències.

Secretaria científica

Gestió d´abstracts, comunicacions i ponències.
Avaluacions de comitè científic.
Confirmacions on-line a participants.
Atenció a ponents: informació, viatges, allotjament...

Secretaria del congrés

Lloguer de sales , espais i infraestructures.
Audiovisuals i atenció tècnica a ponents.
Càtering´s, actes lúdics i programes acompanyants.
Exposició comercial.
Cartelleria i senyalèctica.
Acreditacions d’assistents, ponents, personal comercial, premsa....
Control d’accés i presència.
Certificats d’assistència, comunicacions i ponències.

 

SECRETARIA DE SOCIETATS

Opcions a mida segons les necessitats de cada Societat.

GESTIÓ ADMINISTRATIVA

Administració
Redacció i enviament de correspondència
Registre d'entrades i sortides
Circulars internes
Arxiu de documentació Memòria anual
Comunicació Socis-Junta

Patrocinadors
Gestió de col.laboradors i patrocinadors de la societat
Propostes de contraprestacions
Facturació de patrocinis
Gestió de subvencions

Junta Directiva
Pressupost anual
Inter comunicació entre els membres
Llibre d'actes
Convocatòria de reunions

Socis
Fitxer de dades personals
Formularis i accions captació de socis
Altes Baixes
Cobrament de quotes
Emissió rebuts
Gestió de devolucions
Atenció personalitzada via en línia, telefònica i postal
Difusió d'activitats

 

GESTIÓ COMPTABLE

Gestió integral fiscal i mercantil
Comptabilitat segons el Pla General Comptable
Confecció de balanços
Compte de pèrdues i guanys
Declaracions trimestrals
Impostos a Associacions
Presentació de comptes al Registre Mercantil
Memòria d'activitat
Legitimació de signatures davant notari
Llibres oficials
Taxes

 

COMUNICACIÓ

Web oficial
Administració
Actualització continuada
Incorporació de nous serveis: alta de socis, notícies, enllaços, blocs, intranet, fòrum, xarxes socials, etc., segons els interessos i necessitats de la Societat.

Mitjans
Premsa, ràdio i televisió: redacció de dossiers, material gràfic i visual.

Enllaços a tercers 
Difusió a través de webs d'altres societats

 

ORGANITZACIÓ DEL CONGRÉS ANUAL

Realització d'un pressupost previ de viabilitat del congrés.

Coordinació general
Plantejament, coordinació i control de totes les accions i serveis necessaris per el desenvolupament del congrés, abans, durant i després del mateix.

Relacions amb les Institucions
Cartes de presentació, concertació de visites.
Redacció de dossiers de documentació.
Assessorament sobre subvencions.
Justificants i factures, seguiment i cobrament de les col.laboracions.
Protocol dels actes.
Enviament de programes, cartes d'agraïment.

Allotjament i viatges
Negociació amb hotels i reserves de "quotes" per a les dates del congrés, tramitació de reserves, confirmació via telèfon o fax, lliurament de bons.
Preparació dels viatges dels ponents, bitlletatge, contactes telefònics i tramesa de documentació.

Informació
Servei d'atenció a congressistes i col.laboradors via correu, telèfon, fax i correu electrònic.
Consultes, enviament d'informació, coordinació amb el comitè organitzador.

Administració comptable
Aportació del NIF de la nostra empresa per legalitzar tots els moviments econòmics del congrés.
Obertura d'un compte específic per a aquest acte.
Control pressupostari amb informació total oberta al comitè organitzador.

Control de pressupost
Programa de control de pressupost durant tota la preparació i tancament virtual a 30 dies del congrés per corregir desviacions si n'hi ha.

Arxiu
De tota la documentació originada pel congrés.

Col.laboradors
Dossier d'ofertes de col · laboració.
Seguiment comercial de contractes i cobrament de les ajudes.

Matrícules
Recepció de matrícules dels congressistes.
Enviament de confirmacions i rebuts.
Cobrament de transferències, talons, efectiu i targetes de crèdit.

Comunicacions
Recepció de comunicacions.
Justificant de recepció.
Preparació de còpies per el comitè científic.
Comunicació d'acceptacions i horaris d'exposició.

Catering
Assessorament de proveïdors per coffees, dinar i sopar.
Obtenció de pressupostos diversos i, prèvia elecció per part del comitè organitzador, contractació de les empreses i control dels muntatges.

Transport

Presentació de pressupostos.
Contractació d'autocars i altres mitjans.
Control d´horaris i aportació de personal de l'organització en els desplaçaments.

Material gràfic
Plantejament, pressupostos, maquetes, originals i impressió de tot el material gràfic,
Retolació i senyalització necessaris per a l'organització i desenvolupament del congrés.

Mailings
Control de llistats i composició d'etiquetes.
Enviaments.

Empreses subministradores
Cerca d'empreses per als subministraments necessaris del congrés.
Consecució de pressupostos.
Contractació i control.

Documentacions
Sol · licituds i captació de material turístic.
Recepció de tot el material a lliurar a les maletes de documentació.
Muntatge de les maletes.

Durant la celebració del congrés
Muntatge d'una secretaria permanent per al lliurament de documentació, informació continuada, atenció de les necessitats dels congressistes i control i direcció de tots els actes (tant de les instal · lacions com del personal que intervé).
Hostesses,tècnics i proveïdors.
Muntatge d'una secretaria d'audiovisuals per a proves prèvies del material dels ponents i preparació de cada sessió amb els seus fulls de treball corresponents.

 

ORGANITZACIÓ DE CURSOS I REUNIONS

INSCRIPCIONS ON LINE
SERVEI D'INFORMACIÓ PERMANENT
FACTURACIÓ
GESTIÓ DE COL.LABORADORS I PATROCINADORS
GESTIÓ DE CRÈDITS A LA FORMACIÓ
DIVULGACIÓ I DIFUSIÓ: On-line i postal
ORGANITZACIÓ TÈCNICA: Infraestructures,proveïdors
SERVEIS A ASSISTENTS: Viatges,allotjament
SERVEIS A PONENTS: Viatges,allotjament
RECEPCIÓ DE MATERIAL